Isi kandungan:
- Definisi - Apakah yang dimaksudkan dengan Sistem Pengurusan Rekod (RMS)?
- Techopedia menerangkan Sistem Pengurusan Rekod (RMS)
Definisi - Apakah yang dimaksudkan dengan Sistem Pengurusan Rekod (RMS)?
Sistem Pengurusan Rekod (RMS) ialah pengurusan rekod untuk organisasi sepanjang rekod-kitaran hayat.
Aktiviti-aktiviti dalam pengurusan ini termasuk kawalan sistematik dan cekap penciptaan, penyelenggaraan, dan pemusnahan rekod-rekod bersama-sama dengan urus niaga perniagaan yang berkaitan dengannya. Dianggap sebagai komponen utama kecekapan operasi, pengurusan rekod menambah nilai kepada aset maklumat organisasi.
Techopedia menerangkan Sistem Pengurusan Rekod (RMS)
Sebahagian daripada aktiviti syarikat yang lebih luas, pengurusan rekod dikaitkan dengan dasar tadbir urus, risiko dan pematuhan.
Aktiviti yang terlibat dalam pengurusan rekod ialah:
- Mengenal pasti maklumat yang perlu ditangkap.
- Perancangan maklumat untuk organisasi.
- Penguatkuasaan dasar dan amalan mengenai penciptaan, penyelenggaraan, pelupusan rekod
- Penciptaan pelan simpanan rekod.
- Klasifikasi, pengenalpastian dan menyimpan rekod.
- Penyelarasan menyediakan akses dalaman dan luaran kepada penyimpanan rekod memandangkan privasi data dan kerahsiaan perniagaan dan data.
Manfaat yang dibawa oleh pengurusan rekod ialah:
- Penghapusan data berlebihan.
- Peningkatan produktiviti dan akauntabiliti dalam organisasi.
- Pengurangan penyelidikan untuk maklumat yang betul. Sumber disimpan dari penyelidikan memakan masa untuk mendapatkan semula data.
- Penyimpanan rekod kos efektif kerana tiada rekod yang berlebihan. Kos operasi dikurangkan.
- Penciptaan rekod ditadbir oleh piawaian dan peraturan yang terdapat dalam organisasi. Oleh itu, ia memastikan pematuhan peraturan.
- Pengurusan rekod membantu dalam mengawal penciptaan dan pertumbuhan rekod.
- Pengurusan rekod membawa keupayaan untuk menerima teknologi baru untuk penyimpanan rekod.
- Risiko litigasi dikurangkan menggunakan pengurusan rekod.
- Maklumat penting boleh dilindungi dengan selamat dan selamat menggunakan pengurusan rekod.
- Dengan menyediakan akses yang mudah dan lebih baik kepada rekod yang relevan, ia membantu dalam tadbir urus yang lebih baik dan membuat keputusan korporat.
