Isi kandungan:
Definisi - Apakah maksud Penyimpanan E-mel?
Pengekalan e-mel adalah penyimpanan rekod mesej segera dan e-mel dalam organisasi berdasarkan dasar organisasi yang bersangkutan. Dasar pengekalan e-mel dibuat dengan mematuhi dasar perindustrian, kerajaan atau perniagaan. Pengekalan e-mel dan dasar yang berkaitan adalah diperlukan dalam organisasi untuk kebimbangan, peraturan dan pengurusan pengetahuan.
Techopedia menerangkan Retensi E-mel
Pengekalan e-mel adalah berbeza daripada pengarsipan e-mel. Semasa mengarkibkan membolehkan pengguna perniagaan mengekalkan e-mel dan mesej segera untuk jangka masa yang tidak ditentukan, pengekalan e-mel menentukan jumlah masa e-mel atau rekod mesej segera harus dikekalkan sebelum ia dipadamkan secara automatik. Pengekalan e-mel yang lebih lama meningkatkan risiko keselamatan untuk mendapatkan pengguna yang tidak dibenarkan mengakses rahsia organisasi atau bahan rahsia. Pengekalan e-mel yang lebih pendek akan membantu dalam menghapuskan isu-isu ini dan lebih mudah dan kurang mahal untuk dilaksanakan. Bagaimanapun, ia akan menjadi kos kepada eksekutif dan pekerja jangka panjang, yang mungkin memerlukan e-mel dan rekod mesej lama untuk mengingati atau menilai keputusan organisasi atau jabatan yang lalu. Oleh itu, penting untuk mempunyai dasar pengekalan e-mel yang seragam dan konsisten untuk organisasi dan menyediakan bingkai masa pengekalan terbaik. Amalan terbaik adalah menetapkan dasar pengekalan e-mel dan kriteria pemadaman berdasarkan kategori kandungan e-mel bersama-sama dengan fleksibiliti untuk menampung memegang litigasi dalam cara yang tepat pada masanya dan kos efektif.
Dasar pengekalan e-mel membantu organisasi dengan banyak cara. Pertama, ia memastikan semua pematuhan peraturan diikuti dan mengurangkan kos ketidakpatuhan dan risiko sekatan. Kedua, ia meningkatkan prestasi IT tanpa meningkatkan kos yang terlibat. Ketiga, ia membantu dalam pengurusan pengetahuan dengan menyediakan pengguna dengan maklumat untuk meningkatkan inovasi, peningkatan dan produktiviti perniagaan.
