Isi kandungan:
Definisi - Apa maksud Office Paperless?
Pejabat tanpa kertas adalah konsep di mana penggunaan kertas dikurangkan atau dihapuskan sepenuhnya dalam persekitaran pejabat.
Ini dicapai dengan menukarkan dokumen ke dalam bentuk digital. Menurut pendukung, pejabat tanpa kertas bukan sahaja mesra alam, tetapi juga membantu dalam meningkatkan produktiviti dan kecekapan pejabat sambil menyimpan wang dan membuat proses kerja lebih mudah dan lebih mudah kerana dokumen digital dapat dikongsi dengan mudah antara pengguna.
Techopedia menerangkan Office Paperless
Kelebihan pejabat tanpa kertas:- Dokumen boleh didapati dan diperoleh dengan mudah menggunakan pejabat tanpa kertas. Ini dapat menjimatkan banyak masa semasa hari kerja.
- Dokumen yang sama boleh diduplikasi, difakskan, dimanipulasi atau digabungkan pada masa yang sama.
- Pejabat tanpa kertas membantu berbilang pengguna untuk mengakses dokumen yang sama pada masa yang sama dengan lebih mudah dan kemudahan.
- Berhubung penyimpanan dan ruang yang terlibat, pejabat tanpa kertas menyediakan penyimpanan yang lebih besar dan lebih cekap. Sejumlah besar dokumen boleh disimpan dalam satu komputer. Kabinet fail besar boleh dihapuskan.
- Dokumen boleh diambil tanpa perlu bergerak secara fizikal dari satu lokasi di pejabat yang lain.
- Terdapat keupayaan komunikasi yang lebih besar yang terlibat, terutamanya dengan pekerja yang bekerja di lokasi yang berbeza.
Kelemahan pejabat tanpa kertas:
- Membaca dokumen panjang adalah sukar di skrin komputer. Lebih mudah membaca dokumen panjang di atas kertas, dan ramai yang lebih suka membaca di atas kertas secara umum.
- Langkah-langkah keselamatan perlu dikukuhkan di pejabat tanpa kertas. Kawalan akses pengguna mesti dipantau.
- Implikasi undang-undang pemprosesan kerja digital terlibat.
- Proses menukar dokumen sedia ada ke dalam bentuk digital memerlukan masa dan kadang-kadang datang dengan kos yang besar.
- Peningkatan perkakasan dan perisian secara berterusan boleh menjadi penting.
- Virus komputer, gangguan kuasa, kemalangan rangkaian dan sebagainya dapat menutup seluruh syarikat secara efektif jika hanya bergantung pada maklumat digital.
