10 Tips untuk memberikan sokongan yang lebih baik

Bagi kebanyakan syarikat, jabatan IT berfungsi sebagai tulang belakang dan pusat saraf, memastikan maklumat mengalir dengan lancar di seluruh sistem. Jabatan IT menduduki kedudukan unik dalam hierarki syarikat. Tugasnya tidak semestinya terhubung dengan operasi utama syarikat (sememangnya, semua jenis syarikat mempunyai jabatan IT, dari makanan kepada fesyen) tetapi ia tidak bebas dari seluruh jabatan.

Walaupun kakitangan IT tidak semestinya bawahan kepada pekerja lain, mereka mengekalkan semacam kedudukan khidmat pelanggan. Menyediakan sokongan IT kepada pekerja adalah tugas penting bagi mana-mana jabatan IT dalam syarikat. Ini membolehkan orang dalam syarikat melaksanakan tugas mereka dengan cekap dan meningkatkan produktiviti syarikat. Jadi bagaimana mereka boleh melakukan pekerjaan itu dengan lebih baik? Berikut adalah 10 petua yang perlu dipertimbangkan oleh jabatan IT. (Bekerja dalam IT mempunyai kekurangannya. Dalam 10 Sebab Ia Tidak Membayar untuk Menjadi IT Guy.)

Mempunyai Sistem Tiket

Banyak syarikat besar yang menyediakan sokongan teknikal kepada pelanggan mereka mempunyai sistem tiket untuk menjejaki tugas mereka dan menjejaki kemajuan di mana-mana pekerjaan. Walaupun ia dalaman, sistem tiket mudah boleh membantu mengatur jabatan supaya teknologinya tidak terlepas dari apa yang perlu dilakukan. Perkara yang paling asas sistem tiket yang sepatutnya ialah keupayaan untuk bertindak balas dengan nombor tiket dan medan "catatan", supaya juruteknik dapat merakam maklumat penting mengenai kemajuan tiket.

… Atau Sekurang-kurangnya Alamat E-Dedicated

Sesetengah syarikat mungkin tidak mempunyai sumber (atau mahu) untuk mempunyai sistem tiket berfungsi sepenuhnya. Satu alternatif yang baik adalah untuk menyediakan alamat e-mel berdedikasi untuk soalan dan isu sokongan, dengan auto-responder untuk e-mel baru.

Hantar Kurangkan E-mel

Luangkan masa menjawab soalan yang betul dalam satu e-mel atau mesej. Masalah ramai kakitangan IT adalah bahawa mereka cenderung kehilangan masa hanya menulis e-mel atau menghantar mesej ke belakang dan sebagainya. Sebagai contoh, jika mereka menerima e-mel yang mengatakan "Saya tidak boleh mendapatkan e-mel, " mereka boleh menghantar jawapan pantas dengan "Peranti apa yang anda gunakan?" yang kemudiannya boleh mendapat jawapan "Laptop saya", yang mana mereka akan menjawab, "Apakah OS itu?" Ini secara harfiah boleh pergi sepanjang hari. Sebaliknya, IT perlu meluangkan masa untuk memastikan mereka mendapatkan semua maklumat yang diperlukan dalam satu e-mel, kemudian memberikan satu respons. Membelanjakan beberapa minit yang membalasnya secara terperinci boleh membantu mengurangkan perbualan yang tidak berkesudahan tanpa henti.

Beri Maklumat Mengenai Bugs yang Dikenali

Sediakan soalan FAQ atau "Bugs Dikenali". Kebanyakan orang mempunyai isu yang sama seperti pengguna lain. Dengan menyediakan FAQ untuk semua orang, atau mungkin satu halaman yang memperincikan pepijat yang diketahui (dan apa yang sedang dilakukan tentang mereka), jabatan IT boleh mengurangkan e-mel yang berulang atau mesej yang perlu mereka jawab - apatah lagi permusuhan mengenai sama ada isu sedang ditangani.

Buat Forum

Untuk syarikat besar dengan pangkalan pengguna yang besar, mungkin masuk akal untuk membuat forum di mana orang dapat menyenaraikan isu atau masalah mereka. Ini membolehkan pekerja bertindak balas dan saling membantu.

Menjawab secara peribadi

Ini seolah-olah satu perkara yang mudah - atau bahkan logik - untuk dilakukan, tetapi banyak jabatan IT masih menggunakan "pasukan" atau "pasukan sokongan anda" apabila berurusan dengan permintaan. Ini bukan sahaja menjengkelkan kepada ramai pengguna, tetapi ia juga boleh membuat bunyi seperti jabatan cuba mengelakkan akauntabiliti dan tanggungjawab. Sekiranya kakitangan IT memberi respons kepada setiap permintaan secara peribadi dan memasukkan nama mereka, ini akan membantu pekerja berasa seperti permintaan itu akan dikendalikan dan juga menyediakan mereka dengan cara untuk mendapatkan seseorang apabila mereka benar-benar memerlukan bantuan.

Sediakan Frame Masa

Biarkan orang tahu bila masalah akan diperbetulkan. Sekali lagi, ini adalah sesuatu yang mungkin kelihatan seperti akal sehat, tetapi sesetengah orang sebenarnya meluangkan masa untuk menghantar mesej kepada orang yang meminta sokongan apabila isu itu diperbetulkan. Bukan sahaja ini sopan, tetapi ia juga memberi setem masa dan jejak kertas sekiranya masalah lain timbul.

Dapatkan Maklumbalas

Mana-mana jabatan atau syarikat ingin tahu bagaimana mereka melakukan dan bagaimana mereka boleh meningkatkan perkhidmatan mereka. Selepas menyelesaikan permintaan, adalah idea yang baik untuk mendapatkan maklum balas daripada pekerja. Mempunyai pautan yang bersedia untuk satu bentuk atau hanya bertanya kepada mereka apa yang mereka fikirkan perkhidmatan itu.

Jangan Tolerasi Penyalahgunaan

Sangat mudah bagi orang untuk berasa kecewa, terutama mereka yang bekerja dalam kerja tekanan tinggi. Dalam sesetengah kes, ini boleh membawa kecewa terhadap orang lain, seperti kakitangan IT. Walaupun ramai eksekutif melihat kakitangan jabatan IT sebagai bawahan, itu tidak bermakna mereka adalah hamba. Pengurus dan ketua jabatan IT tidak boleh mentolerir penyalahgunaan dari jabatan lain, terutama mereka yang secara lisan menyalahgunakan pekerja.

Jadilah Profesional

Kerana jabatan IT menangani kebanyakan perkara dalaman, mudah untuk menjadi kasual atau bahkan kasar ketika datang untuk menangani permintaan. Bagaimanapun, kakitangan IT harus selalu memperlihatkan profesional, atau nada mesra, ketika menjawab permintaan. Kesopanan boleh pergi jauh.

Ini hanya beberapa petua untuk membantu jabatan IT memberikan perkhidmatan yang lebih baik kepada syarikat mereka. Sekiranya anda mempunyai tip lain, sila kongsi @Techopedia.